Что такое электронная подпись

Еще несколько лет назад электронная подпись ассоциировалась с чем-то невероятно сложным и доступным лишь узкому кругу людей. Сегодня ее используют повсеместно. Этому способствует переход на электронный документооборот и развитие дистанционных услуг организаций.

Однако использование технологии до сих пор вызывает множество вопросов. В этой статье мы поговорим о том, как получить электронную подпись и использовать ее безопасно. Также рассмотрим сферы применения технологии и риски, которые она может представлять для среднестатистического человека.

Электронная подпись (ЭП, а также ЭЦП – электронная цифровая подпись) – это криптографический механизм подтверждения авторства цифрового документа. Фактически она представляет собой процесс генерации и прикрепления специального файла. Последний подтверждает авторство электронного документа и зачастую делает его юридически значимым.

Технология применяется в России с 2002 года. Тогда же начался переход на электронный документооборот (ЭДО), который оказался более простым и удобным не только для организаций, но и для граждан. Процесс сопровождался некоторыми сложностями, но в целом шел по нарастающей. Темпы внедрения ЭДО значительно ускорились в период пандемии, когда из-за вынужденной самоизоляции граждан многие коммерческие компании и госорганы начали предоставлять услуги в удаленном формате.

Цифровизация не могла обойти стороной и банковскую сферу. Она затронула не только внутренние процессы финансовых организаций: клиенты начали все чаще сталкиваться с необходимостью дистанционной подачи документов, подписанных электронной подписью. Например, при оформлении кредитов и открытии счетов.

Если углубиться в саму технологию, то можно обнаружить, что электронная цифровая подпись состоит из открытого и закрытого ключей – сертификата и криптографической части. Последняя доступна только владельцу – эта информация конфиденциальна. С помощью закрытого и открытого ключей происходит шифрование и дешифровка сведений соответственно.

Данных из сертификата достаточно для того, чтобы подтвердить авторство документа. Что же касается криптографической части, то в ее основе лежит технология шифрования, которая защищает ЭЦП от копирования и подделки.

Многое зависит от вида документа, открывающей его программы и самой ЭЦП. Некоторые подписи имеют визуальное отображение – например, представляют собой графическое изображение в виде печати компании с подписью ответственного сотрудника или руководителя. Либо просто набор букв и цифр в одной или нескольких строках.

Другие электронные подписи не видны человеку, который просматривает документ. При этом получатель может подтвердить его авторство за счет соответствующей отметки в письме или электронной системе, а также с помощью приложенного файла.

Пока вопросы о том, как сделать электронную подпись, возникают у широкого круга граждан в основном при необходимости воспользоваться дистанционными услугами коммерческих организаций и государственных служб. Например, когда нужно подать декларацию в ФНС, заявить о своем участии в торгах или направить заявление в суд. Пока для большинства процессов сохраняются альтернативные способы. Однако вскоре их может стать меньше.

Личная электронная подпись позволяет:

• подтвердить авторство документа – фактически она помогает установить личность подписавшего его человека;

• проверить целостность – технология позволяет быстро определить, вносились ли в документ какие-либо изменения после подписания;

• защитить документ – изменение ЭЦП приведет к нарушению его целостности.

При наличии электронной подписи также легко доказать юридическую значимость документа. Это позволит подтвердить авторство отправившего его человека. Сам документ при этом будет иметь юридическую силу. ЭЦП в целом обеспечивает более безопасный обмен данными. С помощью технологии легко проверить подлинность документа. На практике степень его защиты от подделки гораздо выше, чем в случае с «бумажными» аналогами.

По назначению, степени защиты и некоторым другим факторам различают три основных вида электронной подписи:

1. Простая – представляет собой электронный ключ, который необходим исключительно для подтверждения авторства составителя документа. В основе простой электронной подписи (ПЭП) лежит асимметричная криптография. Технология позволяет защитить документы и сообщения от подделки, помогает контролировать их целостность. Ее легко получить и использовать. Но степень защиты невелика, поэтому ПЭП можно применять для подписания лишь некоторых документов.

2. Неквалифицированная (усиленная) – чаще всего используется для подписания документов в рамках договоров, в соответствии с которыми стороны признают данную электронную подпись. С этой разновидностью технологии часто сталкиваются пользователи различных сервисов – в том числе, государственных.

3. Квалифицированная – считается наиболее надежной. Ее можно использовать для подписания практически любых документов. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) соответствует достаточно строгим стандартам. При ее создании могут использоваться только сертификаты, которые выдают аккредитованные организации.

Чем надежнее ЭП, тем сложнее ее получить. Однако процедуры вполне доступны любому среднестатистическому гражданину.

Преимущественно для отправки документов при сдаче отчетности или в рамках получения дистанционных услуг. ЭП понадобится, например, при подаче искового заявления в суд. Это актуально, если вы хотите отправить его онлайн, а не почтой.

Самые распространенные случаи применения ЭЦП – подача налоговой отчетности, получение вычетов и различных государственных услуг. Однако часто механизм используется и при авторизации на различных сервисах, при отправке документов в ряд организаций и так далее.

Для юридических лиц актуально получение КЭП – это наиболее надежная технология, которую чаще всего используют именно компании. Вот для чего она может потребоваться:

• работа с онлайн-кассами;

• ведение электронного документооборота;

• отправка отчетности в госорганы;

• участие в закупках;

• взаимодействие с контрагентами и так далее.

Альтернативные виды ЭП в организациях практически не используются. Того требуют нормативы и специфика работы компаний, корпоративного документооборота.

Если до 2021 года эту услугу предоставляло множество сервисных центров, то теперь все вопросы о том, где взять электронную подпись, обычно сводятся к необходимости посещения Федеральной налоговой службы (ФНС). Альтернатива – обращение в узкий круг организаций, которые все еще могут выдавать ЭЦП. Рассмотрим первый вариант как наиболее распространенный.

Получение электронной подписи в ФНС проходит в 5 этапов:

1. Поиск подходящего отделения налоговой службы в вашем городе – уточнить информацию о возможности получения ЭЦП в конкретном офисе можно на горячей линии ФНС.

2. Запись – запланировать визит можно онлайн на официальных ресурсах ФНС.

3. Подготовка комплекта документов – гражданам РФ и индивидуальным предпринимателям с российским гражданством потребуются паспорт, СНИЛС и ИНН.

4. Покупка токена – его можно приобрести в профильных магазинах. Это не совсем обычная флешка, устройство имеет более высокий уровень защиты. Так минимизируется риск кражи данных. Нередко в организациях, которые занимаются выдачей ЭП, устанавливаются автоматы по продаже токенов, но эту информацию лучше уточнить заранее.

5. Визит в ФНС – обычно процедура получения ЭЦП занимает несколько минут. Главное не забыть комплект документов и устройство, на которое будут записаны данные.

Учтите, что срок действия ЭП составляет один год. Затем ее нужно будет получать заново. Для использования полученного криптографического механизма необходимо установить на компьютер или смартфон специальное программное обеспечение, либо использовать функционал профильных сервисов.

Просто получить ЭП недостаточно – для работы с криптографическим механизмом необходимо специальное программное обеспечение. Нужно предварительно загрузить и установить его. Чаще всего используются программы:

1. «КриптоПро».

2. «КриптоАрм».

В процессе их установки вы сможете понять, как подписать электронной подписью нужный документ. Механизмы похожи, но индивидуальны для каждого варианта программного обеспечения.

Технология создавалась как раз для их минимизации. Подделать ЭЦП невозможно. Риск связан только с кражей носителя, на котором записаны данные – специального токена, визуально похожего на обычную флешку.

Однако нельзя исключать и «социальное» мошенничество. Известны случаи, когда злоумышленники выманивали токены у доверчивых граждан, а затем использовали их ЭЦП в корыстных целях. Передавать устройство нельзя. Даже хорошо знакомым людям и сотрудникам компании, в которой вы работаете.

В целях безопасности процедур восстановления пароля или данных на утраченном носителе не предусмотрено. ЭЦП придется получать заново, соблюдая все тот же порядок. Но так как процесс предполагает предоставление минимального набора документов и занимает всего несколько минут, то единственным минусом становится лишь необходимость покупки нового токена.